La organización, la planificación y cumplir con los tiempos y presupuestos establecidos son factores fundamentales en cualquier proyecto, trabajo o tarea. Por eso, los gestores de proyecto son una figura cada vez más demandada e imprescindible en cualquier empresa (sea del sector que sea).
Las funciones de un project manager son las que aseguran que todo el proyecto se desarrolle satisfactoriamente. La gestión de proyectos engloba una amplia gama de habilidades y capacidades que un individuo debe poseer para desarrollar correctamente sus tareas.
Desde Baobab Marketing, como agencia de marketing y de gestión de proyectos del sector, te contamos todo lo que debes saber sobre esta figura y sus funciones a la hora de liderar equipos.
¿Qué es un project manager?
Un project manager o director de proyectos es la persona que se encarga de iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto, mediante diversas técnicas de gestión.
Se trata de una figura que se sitúa en el centro de un proyecto, interactuando a diario con otras empresas, organizaciones o individuos, y tratando de hacerles entender el proyecto y todas sus fases. Debe organizar, planificar y ejecutar el trabajo, respetando las limitaciones del presupuesto y ciñéndose al calendario estipulado.
Entre las funciones de un jefe de proyecto, la más esencial es la de liderar al equipo. Debe definir objetivos, comunicarse con las partes interesadas e identificar quién en el equipo cuenta con las habilidades laborales necesarias para completar las tareas asignadas del mejor modo posible.
Por lo tanto, es la persona encargada de estar al mando de un equipo de trabajadores, asigna las tareas a cada una de ellas, supervisa el progreso de las tareas (tanto a nivel individual como grupal) y se encarga de mantener la comunicación y la colaboración entre las diferentes partes de un mismo trabajo o proyecto.
Funciones que realiza un project manager
Las tareas del project manager se basan en coordinar recursos, procesos y personas en función de resultados concretos en un tiempo previamente establecido y con un presupuesto específico.
Definir el proyecto
Es la primera función del project manager al comienzo de un nuevo proyecto, ya que será quien iniciará la idea y le dará vida. Diseñar la hoja de ruta a seguir es uno de los pilares básicos sobre el cual el equipo podrá comenzar a trabajar. En esta fase inicial se tiene en cuenta quiénes van a formar parte del proyecto, para qué, cuál es la prioridad dentro de la empresa y, sobre todo, cuánto tiempo se le puede destinar.
Establecer un plan de objetivos
Las funciones de project manager se basan en la organización, por ello debe establecer un calendario de objetivos que garantice el éxito del proyecto. Este establecerá plazos y fechas de entregas que deberán seguir y cumplirse durante todo el desarrollo.
Planificar tareas y recursos
Las funciones de jefe de proyecto también incluyen asignar tareas al personal del equipo, atendiendo a sus cualidades y proporcionar los recursos que les sean necesarios para el correcto desempeño de sus labores.
Desarrollar y supervisar
Las principales funciones de un project manager son dirigir y supervisar todo el proceso durante el proyecto. De este modo, podrá tener una visión estratégica de este, mediante una evaluación y seguimiento continuos del trabajo que se está llevando a cabo por el equipo.
Un director debe prestar una atención exhaustiva y cargar con una gran responsabilidad, ya que una adecuada supervisión determinará el éxito o el fracaso de un proyecto.
Resolver problemas
Las tareas de jefe de proyecto muchas veces consisten en ser un facilitador, es decir, que cuando se detecta cualquier obstáculo o inconveniente, debe intervenir y ser capaz de dar una respuesta rápida.
En muchas ocasiones, la resolución de problemas puede cambiar por completo la dirección del proyecto, es por eso por lo que un director debe saber anticiparse y proponer nuevos métodos para sacarlo adelante.
Motivar al equipo
Otra de las funciones de un project manager digital más importantes consiste en saber hacer de coach motivacional. Debe apoyar e incentivar la mejor actitud posible por parte del equipo, por ello es importante que desprenda siempre energía positiva, contribuyendo a que el resto de su equipo se mantenga motivado para cumplir con sus objetivos marcados.
Negociar
Una de las funciones de project más complejas consiste en el control y la gestión de todos los agentes que intervienen en el desempeño del plan de objetivos, por ello es clave contar con dotes de negociación.
Esta función cobra más relevancia a la hora de tratar con las personas interesadas en el trabajo, también conocidos como stakeholders. Una negociación satisfactoria con estos agentes puede suponer una gran diferencia dentro del proyecto.
Delegar y optimizar
En el project management las funciones de dividir tareas o asignarlas a terceros pueden ser muy beneficiosas. Para ello, el director debe conocer los recursos disponibles y emplearlos del mejor modo para conseguir sus objetivos: presupuestos, especialistas en distintas áreas, medios materiales, etc.
¿Cómo es el día a día del project manager?
En su jornada laboral, el project manager lleva a cabo diferentes tareas, vinculadas a las funciones mencionadas anteriormente. Las más comunes son:
- Convocar o participar en reuniones sobre el proyecto.
- Definir objetivos y resultados esperados.
- Motivar a su equipo.
- Supervisar las actividades del personal relacionadas con el proyecto.
- Comprobar constantemente el progreso de las tareas.
- Corregir en el caso de que los resultados se desvíen de manera significativa de los objetivos establecidos.
- Dirigir todas las etapas o fases del proyecto.
- Gestionar las relaciones con los clientes, los proveedores, colaboradores y consultores externos.
- Coordinar todos los recursos internos y externos involucrados.
- Establecer el presupuesto de gastos.
- Gestionar los gastos en función del presupuesto establecido.
- Gestionar posibles fricciones entre miembros del equipo.
- Resolver los problemas que puedan surgir rápidamente.
- Asegurar la calidad del resultado.
La importancia del project manager en las empresas
El project manager es una figura esencial para las empresas, ya que es el que se encarga de dirigir, planificar, controlar y resolver para que un proyecto se desarrolle satisfactoriamente. Sin duda, una parte fundamental en todo negocio de éxito.
En Baobab Marketing como expertos en el ámbito digital, sabemos lo importante que es el trabajo de un digital project manager con amplia experiencia en el sector para realizar trabajos de forma organizada y puntual. Si necesitas más información, contáctanos sin compromiso.
